La inspección como herramienta de verificación es una excelente estrategia para las empresas que se quieren comprometer con la educación de su personal (cultura) y no sólo capacitar, por lo tanto, desarrollarnos comoauditores/ inspectores, requiere una disciplina y prepraración desde antes de llegar a las instalaciones.
Si nuestro objetivo es obtener inspecciones eficaces, entonces debemos establecer la ruta a seguir en el proceso de mejora de las instalaciones, es importante conocer el punto real en que nos encontramos; al decir real, nos referimos a que debemos ser críticos; la tolerancia o benevolencia no aplica. Si hay algo que no esté bien, el Inspector o el Auditor deben encontrarlo. La instalación espera de usted “ojos” nuevos para aprovechar hasta las preguntas más inocentes.
Usted, como responsable de la inspección, tendrá el conocimiento necesario para saber si la operación se realiza conforme al procedimiento, pero le ofrecemos algunos puntos que pueden ayudar a facilitar la tarea:
- La primera y segunda inspección podría ser anunciada. Si usted avisa la fecha y hora en que realizará la inspección, los empleados se prepararán e intentarán tener todo en orden y usted habrá conseguido el primer avance. Tenga en cuenta que a nadie le gusta ser sorprendido, eso genera rechazo a la inspección y que, al prepararse, se está mejorando. A partir de la tercera inspección informe que será no anunciada.
- Llegue a la instalación con actitud proactiva. Su objetivo es lograr cooperación. Establezca la ruta que va a seguir en la inspección e insista que el objetivo es encontrar oportunidades que ayuden a elevar el nivel de cumplimiento.
- Si no le informan, usted pregunte sobre las políticas que debe cumplir para ingresar a la instalación y cumpla con todo. Si no hay políticas y son necesarias, tome nota porque esto formará parte de los hallazgos.
- Usted puede guiarse con una lista de chequeo pero sin que limite su capacidad de observar otros aspectos no incluidos en la lista.
- Destaque lo bueno. Si la instalación hizo mejoras, si la limpieza es impecable, exprese su satisfacción; hará sentir bien a quienes han trabajado en esas mejoras y sabrán que usted no solo llega a ver lo malo. En su informe, también haga referencia a las mejoras. Si incluye fotografías, también coloque las que muestran los avances.
- Sea firme, capacítese sobre el giro de la instalación y manténgase actualizado pero al mismo tiempo, equilibre con humildad; pregunte, primero entienda el proceso. Recuerde que encontrar fallas es fácil, resolver las fallas requiere de mayor esfuerzo y muchas veces no es el empleado el responsable sino la Dirección de la instalación, la clasificación de hallazgos incluirá al área responsable de los cambios.
- Trate de conocer lo más posible sobre los procesos, riesgos y amenazas; es diferente la avicultura, ganadería, piscicultura, agricultura, ingenios, beneficios u otras plantas procesadoras. No está obligado a conocer en detalle los procesos pero sí la estructura, conceptos y lenguaje de cada instalación. Aun así, pregunte, vuelva a preguntar y siga preguntando.